Один из первых шагов, которые стоит сделать, чтобы упорядочить деятельность компании, превратить её из хаотичной в организованную и управляемую, – это структурировать, описать и оцифровать ключевые функции, которые выполняются компанией в ходе работы.

Первые шаги, которые мы рекомендуем сделать:

• Проработать структуру компании, описать ключевые функции внутри компании
• Для компании в целом и для каждой её функции сформулировать результаты работы и метрики, которыми они будут измеряться
• Распределить ответственность за ключевые функции между сотрудниками, создав у них понимание ожидаемых от их работы результатов, и начать еженедельно отслеживать состояние метрик

Нередко возникают ситуации, когда компания тратит время, деньги и силы на внедрение чего-то в жизнь, как правило, сперва за этим внимательно следят, но проходит время и постепенно, незаметно этот инструмент начинает деградировать. Это касается и корпоративных стандартов, и любых правил или процедур.

Начинать поддерживать стандарты стоит с базовых, фундаментальных управленческих инструментов: мы относим к ним, например, актуальную структуру компании с именами и фамилиями ответственных за те или иные функции сотрудников, систему коммуникации, систему планирования, систему управления финансами (это должен быть разумного размера список с наиболее ключевыми точками, чтобы затраты на его еженедельный контроль были оправданы).

Первые шаги по запуску системы поддержания бизнес-процессов в актуальности:

• Создать список фундаментальных стандартов, процедур, инструментов, которые должны быть используемы и реализованы в деятельности
• Начать еженедельную проверку бизнес-процессов с учётом созданного списка и внимательно наблюдать за исполнением стандартов, добиваясь их реализации в случае отклонений
• Создать институт, позволяющий компании находить узкие места в текущих бизнес-процессах и на регулярной основе их совершенствовать

Не имея единых стандартов работы, мы всегда будем наблюдать разрыв в эффективности отделов и сотрудников внутри одного отдела, волатильность клиентской лояльности ввиду непредсказуемости качества, сбои и беспорядок к бизнес-процессах, пасы ответственностью от сотрудника к сотруднику.

Первые шаги для того, чтобы упорядочить и стандартизировать деятельность:

• Взять одну область из функциональной модели компании и полностью описать её функции и ключевые стандарты, которые должны быть учтены в её деятельностŒ
• Вместе с ответственными за реализацию функций составить список операций, выполняемых ими в течение рабочей недели, и описание ключевых технологий выполнения этих операциt
• Организовать систему хранения созданных материалов по должностным папкам и предоставить доступ сотрудникам в соответствии с ней

Стратегия нередко становится формальностью, которая забывается в потоке операционных задач, а между тем именно она во многом определяет успешность настоящего и будущего компании.

Для того, чтобы компания развивалась в соответствии со стратегией, рекомендуем сделать следующие шаги:

• Точно сформулировать самые крупные цели на выбранный период
• Создать верхнеуровневые планы, которые будут отражать основные идеи достижения этих целей
• На основании этих планов создать проекты: последовательность задач, выполнение которых приведёт к выполнению планов
• Определить ответственных и взять под контроль исполнение

Управлять – это приводить в слаженное движение все необходимые функции. Для компании очень важно, чтобы между отделами была налажена координация действий и этому стоит уделить особенное внимание.

Последовательность действий для синхронизации работы отделов должна начинаться с создания и организации совета руководителей. Необходимо, чтобы совет еженедельно:

• Анализировал и контролировал ход выполнения планов отделами
• Согласовывал и планировал деятельность между отделами
• Разрабатывал свместные программы по повышению эффективности работы